Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?

Рассмотрим какие действия (с примерами) необходимо сделать работодателю и сотруднику для перехода на электронные трудовые книжки
В начале 2020 года вступили в силу важные изменения, касающиеся ведения учета трудовой деятельности сотрудников, результатом которых стало появление такого понятия как электронная трудовая книжка. Теперь работодатель обязан регулярно передавать сведения о трудоустроенных у него гражданах в Пенсионный фонд, а трудовые книжки вести в электронном виде. Тем не менее, старые правила частично сохранены, что предполагает возможность совмещения электронного и бумажного учета.

Что предусматривают изменения?

Итак, обозначим основные моменты, внесшие коррективы в трудовое законодательство. По новым правилам работодатель обязан:

1. Уведомлять соответствующее отделение Пенсионного фонда обо всех изменениях, связанных с осуществлением трудовой деятельности каждым работником, в том числе предоставлять сведения о приеме и увольнении, переводе, а также подаче сотрудником заявления о выбранном способе ведения трудовой книжки.

2. В течение первого полугодия 2020 года (до 1 июля) уведомить действующих работников о внесенных в трудовое законодательство изменениях, в том числе о праве работника выбрать порядок ведения трудовой книжки.

3. При наличии такой необходимости внести соответствующие изменения в локальные нормативно-правовые акты.

Это то, что касается непосредственно работодателя. Перейдем к рассмотрению вопроса: как нововведения коснутся наемных работников.

И вот, что нужно знать рядовому сотруднику:

1. Работник в течение текущего года (до 1 января 2021) должен выбрать для себя предпочтительный способ ведения трудовой книжки и уведомить о своем выборе работодателя.

2. Если сотрудник не сможет определиться с выбором или проигнорирует требование закона, работодатель будет вынужден продолжить ведение трудовой книжки в прежнем порядке, что предполагает внесение сведений о трудовой деятельности работника в бумажные документ.

3. Если работник выберет бумажный вариант, данное право будет сохранено за ним при последующем трудоустройстве. В то же время закон позволяет сотруднику отказаться от бумажного носителя в будущем и полностью перейти на электронный способ ведения трудовой.

4. Выбор работника подлежит обязательной письменной фиксации, что предусматривает собственноручное написание сотрудником заявления с последующей передачей его работодателю.

5. После получения заявления, содержащего просьбу о прекращении ведения бумажного документа, работодатель выдает трудовую книжку на руки заявителю.

6. Если гражданин трудоустраивается впервые, начиная с 2021 года работодатель не обязан заводить бумажный вариант трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности нового работника будут фиксироваться в электронном документе.

Таким образом, для перехода на новый способ ведения трудовой необходимо соблюдение двух обязательных условий: уведомление работника и его письменно оформленный выбор. Далее остановимся на каждом из них.

Уведомление
Начнем с определения. Ввиду того, что законодательство обязывает работодателя проинформировать сотрудника письменно, уведомление будет представлять собой документ, содержащий сведения о вступивших в силу изменениях и предупреждение о необходимости осуществления выбора между бумажным и электронным видами трудовой книжки. При этом допускается свободное оформление на фирменном бланке организации, так как унифицированной формы для данного вида документа не предусмотрено.

Вручать уведомление предпочтительнее под роспись лично в руки каждому работнику, а в случае отказа от получения документа желательно составить акт. При отсутствии гражданина на рабочем месте по объективным причинам (например, больничный, отпуск, декрет) допускается направление уведомления почтой.

Требования по оформлению предусматривают включение в текст уведомления следующих сведений:

1. Во вступительной части документа необходимо указать:
• реквизиты работодателя;
• ФИО и должность получателя;
• дату и место составления;
• название документа.

2. В основной информирующей части следует сослаться на содержание соответствующего нормативно-правового акта, после чего прописать предложение выбрать предпочтительный способ ведения трудовой книжки с указанием срока подачи письменного заявления работодателю.

3. В заключение указываются данные руководителя и работника, напротив которых каждый из них должен поставить личную подпись. При этом рядом с данными сотрудника необходимо прописать: «с уведомлением ознакомлен (ена)».

Уведомление
Для удобства можно подготовить два экземпляра уведомления для каждого работника, один из которых останется у получателя, а второй с его подписью будет храниться у работодателя.
Заявление
Что касается заявления, то здесь важно уяснить всего два момента. Работник должен подать его в письменном виде и постараться сделать это непосредственно после вручения уведомления. При этом документ разрешается составить в произвольной форме на имя руководителя работодателя.

Исходя из содержания уведомления ответное заявление работника должно включать следующие сведения:

• наименование работодателя с указанием данных руководителя, на имя которого подается документ;
• данные заявителя, включая ФИО и наименование занимаемой должности;

• название документа (можно указать только его вид- «заявление»);

• формулировка о согласии либо несогласии перехода на электронную трудовую книжку в форме прошения сохранить ранее действовавший порядок ведения документа или отказа от него со ссылкой на соответствующий законодательный акт;

• дата составления заявления и личная подпись работника.

Так как не каждый сотрудник в состоянии правильно сформулировать суть прошения, тем более указать нужный нормативно-правовой акт, работодатель может взять на себя функцию по подготовке стандартного бланка заявления, в котором работнику останется лишь указать нужный вариант, а также поставить подпись и дату. В то же время законодательство не обязывает участников трудовых правоотношений в точности следовать определенному образцу, поэтому заявление должно быть принято с любой формулировкой.

Для наглядности оставляю текст примера уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки.

Уведомление о переходе

на электронные трудовые книжки

(образец заполнения)


Общество с ограниченной

ответственностью «РОМАШКА»

Сотруднику «наименование должности» ФИО


УВЕДОМЛЕНИЕ

00.01.2020 № «номер»

О переходе на электронные трудовые книжки

Уважаемый Имя Отчество!

В соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ уведомляем Вас об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о Вашем праве путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения Вашей трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ или предоставлением Вам работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

1. Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ внесены следующие изменения в трудовое законодательство:

 — с 1 января 2020 г. работники могут отказаться от продолжения ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде;

 — работодатели с 1 января 2020 г. обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности на каждого работника и предоставлять их для хранения в Пенсионный фонд РФ (так называемая электронная трудовая книжка).

2. По 31 декабря 2020 г. включительно Вы должны подать письменное заявление, в котором необходимо указать Ваш выбор: продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде или предоставлять Вам сведения о трудовой деятельности.

3. Если Вы выберете продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде, за Вами сохранится право в дальнейшем изменить свой выбор и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

4. Если Вы выберете предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности, в Вашу трудовую книжку будет внесена соответствующая запись, и книжка будет выдана Вам на руки.

5. Если Вы не подадите заявление до 31 декабря 2020 г. включительно, Вы утратите право на подачу заявления в дальнейшем. Исключительные случаи сохранения права подачи заявления связаны с объективным отсутствием такой возможности и определены законом.

6. Если Вы не подадите заявление по 31 декабря 2020 г. включительно, ведение трудовой книжки в бумажном виде будет продолжено только по настоящему месту работы. При последующем трудоустройстве вся информация о трудовой деятельности будет формироваться в электронном виде.

В связи с вышеизложенным просим Вас сделать выбор и отразить его на прилагаемом к настоящему уведомлению бланке заявления. Заявление необходимо передать в отдел кадров до 31 декабря 2020 г. включительно.


Генеральный директор подпись ФИО.


Уведомление получил ---------------------------- ФИО

(подпись работника)

00.01.2020












Контакты
info@kondratov.online
Москва, м. Красносельская
оставляя свои данные выдаете согласие на обработку персональных данных в целях получения консультации по телефону или e-mail
Made on
Tilda