Подписание документов посредством обмена сканами с учетом изменений в Гражданском кодексе с 01 октября 2019 года

Стало обычной практикой заключение договоров и обмен иными юридически значимыми документами путем направления их сканированных образов с подписями и печатями сторон, что значительно облегчает и ускоряет взаимодействие контрагентов.
В гражданском обороте большинство сделок заключается в простой письменной форме.

Если изначально под письменной формой понималось оформление документа на бумажном носителе с воспроизведением собственноручных «живых» подписей и проставлением синих печатей, то с развитием информационных технологий такая форма стала активно заменяться передачей электронных документов.

В частности, стало обычной практикой заключение договоров и обмен иными юридически значимыми документами путем направления их сканированных образов с подписями и печатями сторон, что значительно облегчает и ускоряет взаимодействие контрагентов.

Рассмотрим некоторые юридические аспекты такого способа подписания документов.


Общие положения законодательства о форме сделки

Следует сразу оговориться, что в случаях, когда законодательством или соглашением сторон установлено обязательное нотариальное удостоверение сделки (например, соглашение об уплате алиментов (ст. 100 СК РФ), договор ренты (ст. 584 ГК РФ) либо когда в силу прямого указания закона договор нуждается в государственной регистрации (например, договор аренды недвижимости сроком год и более (ст. 651 ГК РФ), договор участия в долевом строительстве (п. 3 ст. 4 Федерального закона «Об участии в долевом строительстве»), заключение договора путем обмена сканами невозможно, поэтому все изложенное относится к сделкам в простой письменной форме.

В соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации соблюдение простой письменной формы обязательно для следующих сделок (приведённый перечень не является исчерпывающим):

- сделок, хотя бы одной из сторон которых выступает юридическое лицо (ст. 161 ГК РФ);

- сделок между гражданами на сумму более 10 000 рублей (ст. 161 ГК РФ);

- доверенностей (ст. 185 ГК РФ);

- соглашений о неустойке (ст. 331 ГК РФ);

- договоров поручительства (ст. 362 ГК РФ);

- независимых гарантий (ст. 368 ГК РФ);

- договоров залога (за исключением случаев, когда в силу закона обязательно нотариальное удостоверение) (п. 3 ст. 339 ГК РФ);

- соглашений о задатке (п. 2 ст. 380 ГК РФ);

- предварительных договоров (ст. 429 ГК РФ);

- договоров страхования (ст. 940 ГК РФ);

- договоров доверительного управления имуществом (ст. 1017 ГК РФ);

- договор коммерческой концессии (ст. 1028 ГК РФ).

Судебная практика еще с 2017 года исходит из того, что договор может быть заключен путем обмена скан-копиями подписанных сторонами экземпляров (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда РФ от 19.09.2017 по делу № 78-КГ17-56).

В последних изменениях, внесенных в гражданское законодательство, данная позиция получила нормативное закрепление.

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ в действующей с 01 октября 2019 года редакции совершение лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств считается соблюдением письменной формы.

При этом законодательство устанавливает два условия: 1. использованные электронные или технические средства должны позволять воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, 2. а требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.

Согласно прямому указанию ст. 160 ГК РФ законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ в новой редакции «договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса».

Новые положения Гражданского кодекса РФ соотносятся с нормами ч. 2 ст. 5, ч. 2 ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», определяющими порядок использования простой электронной подписи, факт формирования которой определенным лицом подтверждается кодами, паролями или иными определенными нормативными правовыми актами или соглашением сторон средствами.

Таким образом, законодательство разрешает заключать сделки путем обмена сканами и считает такие сделки скрепленными простой электронной подписью при соблюдении следующих условий:

1) содержание сделки без изменения воспроизводится на материальном носителе;

2) достоверно определено лицо, выразившее волю на осуществление сделки.

Если распечатать сканированную копию документа не составит ни малейшего труда, то с доказыванием, что на осуществление сделки действительно была воля контрагента, могут возникнуть проблемы.

Чтобы их избежать, следует учитывать некоторые нюансы законодательства и сложившейся судебной практики.

На что обратить внимание при заключении сделки путем обмена сканами?

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Как уже было указано ранее, гражданское законодательство по умолчанию позволяет использовать для совершения сделок любой способ, позволяющий достоверно определить выразившее на нее волю лицо.

При этом следует учитывать, что в случае возникновения спора в суде в предмет доказывания войдет факт принадлежности адреса электронной почты конкретному лицу: например, в Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 20.11.2018 N Ф05-17344/2018 по делу N А40-1350/2018 суд установил, что электронная переписка не может являться допустимым доказательством, так как нельзя установить принадлежность адреса электронной почты.

Сложившаяся на сегодняшний день судебная практика выработала некоторые признаки, указывающие на то, что скан действительно исходит от контрагента и порождает гражданско-правовые обязательства:

1) указание в договоре электронных адресов (номеров телефонов) сторон;

2) использование для обмена сканами корпоративной электронной почты или электронной почты, указанной на официальном сайте контрагента;

3) одновременное направление со сканами документов электронных образов доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, заключающих сделку.

Идеальной ситуацией представляется заключение сторонами бумажного соглашения о признании юридической силы сканированных образов документов, которое может быть оформлено как в виде отдельного соглашения об электронном документообороте, так и включено в рамочный или предварительный гражданско-правовой договор в виде оговорки.

Например, два юридических лица оформляют на бумаге рамочный договор поставки, в который включают условие о том, что направленные по определённым адресам электронной почты или с использованием мессенджеров по указанным в договоре номерам телефонов сканы развивающих положения рамочного договора документов (спецификаций, заявок, дополнительных соглашений) по юридической силе приравнены документам на бумажном носителе. Кроме того, можно предусмотреть направление по электронной почте сканов доверенностей на представителей, которым будет отгружаться товар для покупателя.

При этом в договоре указываются электронные почты или номера телефонов сторон, с которых должен происходить обмен сканами документов, а также, с учетом положений Закона «Об электронной подписи», обязательства сторон по обеспечению конфиденциальности используемых каналов связи (например, заверения об отсутствии доступа к используемым электронным почтам неуполномоченных лиц).

Благодаря такой оговорке сканы документов будут считаться подписанными простой электронной подписью, ключом проверки которой является адрес электронной почты (доменное имя) или номер телефона, и недобросовестная сторона не сможет заявить в суде, что скан исходил не от нее.

Особенно важно оформление такого соглашения, когда контрагент использует в работе электронную почту c общедоступными доменами (mail, gmail, yandex), зарегистрировать электронную почту на которых может кто угодно и под каким угодно именем.

В случае, если сторонами соглашение об электронном документообороте заключено не было, факт принадлежности электронной почты определенному лицу будет доказать несколько сложнее.

В пользу добросовестной стороны сыграет устоявшаяся позиция Президиума ВАС РФ, изложенная в Постановлении от 08.02.2011 N 13970/10, согласно которой в случае наличия спора о заключении договора суд должен оценивать обстоятельства и доказательства в их совокупности и взаимосвязи в пользу сохранения, а не аннулирования обязательства.

В доказательство принадлежности электронной почты контрагенту можно привести информацию с официального сайта компании, на которой указан данный адрес либо другой адрес с таким же корпоративным доменом.

Поэтому в отсутствие специального соглашения об электронном документообороте вести переписку гораздо надежнее с использованием корпоративных электронных почт, поскольку регистрация своего домена (домен - часть адреса электронной почты после @) осуществляется на основании возмездного договора, после чего регистрировать почтовые ящики под данным доменным именем сможет только его владелец.

Также можно привести в доказательство предыдущую переписку с контрагентом, которая велась с того же адреса и по результатам которой были исполнены обязательства.

В случае, если контрагент является участником рынка государственных закупок, можно использовать в качестве доказательств контракты, которые были им заключены и в которых указана контактная информация: все контракты по результатам проведения конкурентных процедур определения поставщика по закону о контрактной системе № 44-ФЗ размещаются на официальном портале ЕИС в сфере закупок, а по реестру контрактов удобно осуществляется поиск по поставщикам (исполнителям).

В заключение обратим внимание на еще один важный момент, о котором нельзя забывать при подписании документов с контрагентами путем обмена сканами, а именно на хранение электронной переписки в течение срока исковой давности.

Очень важно хранить переписку и сканы документов именно в почтовом клиенте либо на сервере, а не на бумаге, поскольку далеко не все суды принимают распечатки в качестве доказательства, и в целях доказывания факта обмена электронными сообщениями потребуется составление протокола осмотра содержимого электронного ящика у нотариуса.


Контакты
info@kondratov.online
Москва, м. Красносельская
оставляя свои данные выдаете согласие на обработку персональных данных в целях получения консультации по телефону или e-mail
Made on
Tilda